Cập nhật: · Tác giả: Máy văn phòng Việt Nhật
15 năm trực tiếp sửa chữa và cung cấp thiết bị văn phòng, tôi chứng kiến không ít kế toán méo mặt vì mua phải máy nát rồi trả tiền sửa quá tiền máy. Lựa chọn thuê máy photocopy trọn gói sinh ra để giải quyết dứt điểm bài toán rủi ro này. Thay vì chôn vốn hàng chục triệu đồng và nơm nớp lo mỗi khi máy báo lỗi code, hình thức này khoán trắng toàn bộ kỹ thuật cho bên cho thuê, bạn chỉ việc dùng.
Bản chất thuê máy photocopy trọn gói là gì?
Hiểu một cách mộc mạc nhất: bạn trả một khoản phí cố định hàng tháng để đặt một chiếc máy photocopy đời mới về văn phòng. Bên cho thuê chịu trách nhiệm 100% về máy móc, vật tư, linh kiện thay thế và mực in. Việc duy nhất doanh nghiệp cần chuẩn bị là giấy in và nguồn điện 220V ổn định.
Hợp đồng sẽ ấn định một định mức trang in mỗi tháng (ví dụ 3.000 bản hoặc 5.000 bản). Chạy dưới định mức thì trả tiền sàn, vượt định mức thì tính thêm phí phụ trội rất nhỏ (chỉ tầm 100 đến 150 đồng/trang). Máy hỏng, thợ tới fix. Kẹt giấy nặng, thợ tháo gỡ. Hết mực, gọi một cuộc điện thoại là có bình mực mới chuyển tận bàn.
Bảng so sánh tự mua máy và dịch vụ thuê máy photocopy trọn gói
Để bạn dễ hình dung dòng tiền thực tế, tôi làm bảng so sánh chi tiết sau 3 năm vận hành một chiếc máy đa chức năng tầm trung (tốc độ 30-35 trang/phút):
| Hạng mục đánh giá | Phương án tự mua máy mới | dịch vụ thuê máy photocopy trọn gói |
|---|---|---|
| Vốn ban đầu | Tốn từ 25.000.000đ - 45.000.000đ | 0 đồng (hoặc chỉ cọc 2 - 3 tháng tiền thuê) |
| Mực in & linh kiện hao mòn | Tự chi trả: drum, gạt, sấy, từ (tốn 400.000đ - 1.200.000đ/lần) | Miễn phí 100%, bên cho thuê tự thay định kỳ |
| Rủi ro hỏng bo mạch/cháy nổ | Tự gánh, chi phí thay board nguồn từ 3.000.000đ - 6.000.000đ | Đơn vị cho thuê chịu, đổi máy khác nếu không sửa được |
| Thời gian xử lý sự cố | Chờ thợ ngoài gọi giá, điều động lâu (1 - 2 ngày) | Thợ có mặt trong 1 - 2 giờ để máy chạy mượt lại |
| Thanh lý & mất giá | Mất 70% giá trị sau 3 năm, máy bị oẹo khó bán | Trả máy hoặc đổi dòng máy mới hơn bất kỳ lúc nào |
Lợi ích kinh tế vượt trội so với tự mua và sửa chữa
Khi tự mua máy, sai lầm lớn nhất là chỉ nhìn vào giá bán ban đầu. Một cái máy văn phòng vận hành bằng cơ khí và tĩnh điện, tuổi thọ phụ thuộc vào số lượng bản chụp. Sau 100.000 bản, hàng loạt chi tiết như bánh xe kéo giấy mòn, cụm sấy xước film, trống hình (drum) giảm từ tính bắt đầu đổ bệnh. Chi phí nuôi máy lúc này đội lên gấp 3 lần dự toán ban đầu.
Ngược lại, thuê máy photocopy trọn gói đưa toàn bộ chi phí phát sinh bất thường về một con số cố định. Kế toán dễ hạch toán chi phí hàng tháng vào chi phí hoạt động doanh nghiệp để trừ thuế TNDN. Bạn không phải đau đầu kiểm tra xem thợ ngoài có báo khống giá linh kiện hay luộc đồ của công ty hay không.
Kinh nghiệm chọn đơn vị thuê máy photocopy trọn gói chuẩn xác
Để không vướng vào bực bội sau khi ký hợp đồng, bạn cần kiểm tra kỹ 3 điểm mấu chốt sau đây:
Thứ nhất, kiểm tra đời máy (model year). Yêu cầu máy có năm sản xuất không quá 5 năm trở lại đây, bảng điều khiển cảm ứng còn nhạy, cổng mạng LAN hoạt động tốt. Tránh xa các dòng máy quá cổ lỗ sĩ vì linh kiện thay thế khan hiếm, mỗi lần hỏng thợ phải chắp vá rất mất thời gian.
Thứ hai, thời gian cam kết ứng cứu kỹ thuật. Một bản hợp đồng chuẩn bắt buộc phải có điều khoản: kỹ thuật viên có mặt trong vòng 2 giờ kể từ khi báo sự cố, nếu quá 24 giờ không fix được lỗi phải đổi ngay máy tương đương để không làm đình trệ công việc.
Thứ ba, kiểm tra chất lượng bản in thực tế. Đừng để kỹ thuật viên vọc vạch chỉnh đậm nhạt trên máy đánh lừa. Hãy in thử một tệp tài liệu dày 50 trang liên tục gồm cả chữ nhỏ và hình ảnh đồ họa để xem máy kéo giấy có êm không, mực có bị lem sọc hay sấy không chín mực hay không.
Lời khuyên khi chốt hợp đồng
Tự mua máy chỉ phù hợp khi công ty bạn có sẵn thợ IT chuyên sâu về cơ điện tử máy in và nhu cầu in ấn cực kỳ ít (dưới 500 trang/tháng). Một khi đã in từ 1 ram giấy mỗi tuần trở lên, giải pháp thuê máy photocopy trọn gói luôn là bài toán an toàn và tiết kiệm nhất cho túi tiền của bạn. Hãy liên hệ với đơn vị uy tín, yêu cầu chạy thử máy 7 ngày trước khi đặt bút ký hợp đồng dài hạn.
Quý khách vui lòng liên hệ theo số điện thoại đường dây nóng hoặc đến trực tiếp cửa hàng tại 15 TT38 KĐT Văn Phú, Phường Kiến Hưng, Thành phố Hà Nội.