Máy photocopy với máy truyền thống hiện nay vừa gây tốn thời gian, vừa bất tiện và gặp khó khăn khi muốn lưu trữ. Nếu trung bình 1 người 1 năm chỉ photo một bản A4 thì cả nước phải tốn khoảng 50 triệu tờ giấy A4, ứng với chi phí khoảng 50 tỷ đồng.
Chính vì vậy, các kỹ sư của công ty VIAMI của Việt Nam đã nghiên cứu và cho ra đời sản phẩm số hóa và lưu trữ điện tử V-scan và V-Archive, thiết bị Photo-scanner. Giá chỉ khoảng 2 - 5 triệu đồng dùng cho mỗi công ty.
Thay thế dùng máy photocopy gia re
Photo-scanner có thể chụp tài liệu với 1 camera, chụp từng trang rời; chụp sách 2 camera: chụp sách 2 trang liền (lẻ và chẵn); chụp sách 1 camera: chụp sách 2 trang dính hoặc rời (lẻ và chẵn).
Photoscanner chụp ảnh sách
Đặc điểm của thiết bị Photo-scanner là cơ động (bỏ túi được), chụp nhanh và thuận tiện, chụp ảnh vật thể, tự động điều chỉnh, có thể chỉnh sửa trước và sau khi chụp, có thể quay phim, camera cho các cuộc họp trực tuyến, có thể làm trình chiếu (qua máy chiếu), có thể sử dụng làm e-fax, có thể e-mail ngay...
Phần mềm V-Scan là phần mềm máy trạm động xử lý hình ảnh cung cấp bởi các thiết bị Photo-scanner như tự động cân bằng ánh sáng, cân bằng độ sắc nét và tự động cắt (crop) và xoay ảnh về hướng ngang/dọc theo chiều đặt của tài liệu (kể cả khi đặt giấy bị lệch). Tuy nhiên người dùng vẫn có thể xem trước, hiệu chỉnh, cắt khung... bằng tay nếu cần.
Giao diện số hóa thực hiện cho từng tài liệu và mỗi tài liệu có thể có nhiều “cặp” (folder) và mỗi folder có thể được kèm theo một hoặc nhiều tệp (file) số hóa theo trang (có thể hàng trăm trang). Các tài liệu đều được đặt tên tự động hoặc theo ý muốn của người dùng và có thể được kèm theo rất nhiều thông tin hỗ trợ cho việc tìm kiếm về sau gọi là “siêu dữ liệu” hoặc metadata.
Phần mềm có thể tự động ứng dụng luật đặt tên và nhận biết thứ tự chẵn lẻ khi chụp sách với 2 hình ảnh cùng một lúc và sắp xếp theo thứ tự chụp. Sản phẩm đầu cuối của quy trình số hóa này có thể là những file hình nguyên gốc và/hoặc những file hình đã xử lý hay file tài liệu số dùng để chia sẻ và khai thác, tất cả những sản phẩm số hóa đều có thể được lựa chọn và định dạng sẵn nhằm những mục đích khai thác khác nhau.
Như vậy, so với cách máy photocopy màu truyền thống, Tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ truyền thống cách làm này tiết kiệm đến 50% công sức lao động trong công tác số hóa, chỉnh sửa sau scan nhờ các quy trình tự động của V-Scan. Cộng thêm vào đó có thể tiết kiệm thêm chừng 20-30% công sức lao động do tăng năng suất làm việc khi sử dụng các công cụ lưu trữ, tìm kiếm và khai thác điện tử.
Tốc độ tìm kiếm và khai thác rất cao. Thời gian tìm kiếm chỉ trung bình chỉ tính bằng giây kể cả phải tìm nhiều lần mới ra một kết quả mong muốn.
Mọi người ở mọi nghiệp vụ đều có thể đóng vai trò lưu trữ viên, thư viện viên... nên tăng năng suất lao động của mỗi người.
Mọi công tác trao đổi thông tin, khiếu kiện, chuẩn bị cho khiếu kiện, các hồ sơ pháp lý... đều có thể thông qua các tài liệu lưu trữ điện tử sẵn có mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sao chụp từ kho lưu trữ giấy.
Lưu trữ điện tử giúp cho việc tăng tính minh bạch của thông tin, mọi công tác quản lý đều có thể tiếp xúc trực tiếp với những tài liệu lưu trữ điện tử ngay mà không phải chờ đợi từ kho lưu trữ giấy nữa.
Mọi công tác quản lý nội bộ và quản lý khách hàng đều có thể được liên kết với lưu trữ ngay lập tức, nhanh gọn và hiệu quả cao. Luôn sẵn sàng phục vụ có cho nhu cầu truy cập và sử dụng bởi người được phép.
Đảm bảo tính đầy đủ và hoàn thiện của mọi thông tin lưu trữ. Các dữ liệu được đảm bảo an toàn ngay trong trường hợp xảy ra thảm họa như cháy nổ trong khi đối với kho lưu trữ giấy sẽ bị mất đi vĩnh viễn. Tính bảo mật: Kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ và quản lý tốt mức độ bảo mật ngay khi scan-chụp tài liệu.
Mở ra “kỷ nguyên” học liệu mở
Với công nghệ này, nếu các trường ĐH đồng loạt “số hóa” giáo trình và sử dụng chung nguồn tài nguyên này thì sinh viên có thể đọc tài liệu của tất cả các cơ sở giáo dục. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong đào tạo trực tuyến, tiết kiệm chi phí, xã hội hóa giáo dục.
Trả lời Chất lượng Việt Nam về vấn đề này, ông Nguyễn Ngọc Quang, Tổng Giám đốc VIAMI cho biết, nếu Bộ Giáo dục và Đào tạo có chủ trương này thì công ty sẵn sàng giúp các trường số hóa và chia sẻ dữ liệu, với chi phí hợp lý.
